工作计划的核心要素有哪些

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日常工作中,你是不是经常发现安排的工作做起来没有头绪?觉得无从下手?做完以后才发现做得乱七八糟,离你想要的效果相去甚远?其实这是因为你没有养成良好的工作习惯——制订工作计划。没有制定工作计划,就不能按照既定的、正确的步骤完成工作,而且经常会出现这样那样的问题,中间过程也很容易出现偏差,直接影响工作完成的效率和质量。

制定有效的工作计划是职场达人拥有的良好习惯,也是工作中必备的工具。没有计划,目标就会模糊,只能走一步算一步;目标缺失动力就会减弱,导致工作效率降低,最终影响工作成效。

一、为何制订工作计划

制订工作计划是每个职场人必须做的事,不只是为了很好地完成工作,更重要的是可以更快地提高个人工作能力、发现问题、分析问题与解决问题的能力。在日常工作中,养成制订工作计划的良好习惯,对我们的工作会产生很大帮助。

1、做到自我督促

在职场中,不乏有一些“拖延症患者”,对于自己的工作能拖就拖,这其实归根结底就是人的惰性。如果没有量化的指标,只靠自觉性来完成工作,那么则非常容易出现一些没有预料到的偏差,比如完成时间滞后、完成质量降低、遗留工作隐患等等。如果制订了工作计划,按照既定的步骤、要求完成工作,工作结果可能更能令人满意。工作计划起到一种督促与监督的作用,预防和纠正工作执行过程中出现的偏差。

2、预防出现遗漏

在工作的过程中,可能会出现领导交代的工作任务由于没有及时记录而遗忘的情况。人脑不是电脑,尤其工作比较忙时经常会忘记一些事情,如果没有制定具体的工作计划,只是将工作简单思考一下就开始执行,则很容易无意识或有意识地遗忘或忽略一些细节。如果一开始就制定出具体工作计划,将需要注意的细节记录在工作计划中,就可以避免因为忘记导致工作中出现遗忘或疏忽。工作计划可以起到提示作用,提示到了某阶段需要做哪些工作,预防工作出现遗漏。

3、理清工作思路

职场中有一个老生常谈的问题“工作做不好可能不是态度问题,而是没有理清工作思路”,当然态度是人面对工作的基本要求,但有态度依然没能做好工作,就是工作思路出现了问题。在接到工作任务后,不要直接进入执行阶段,要先制定工作计划,制订工作计划的过程是一个思考的过程,可以帮助我们理清工作思路。工作计划制订完成后,基本上就已经心里有谱,接下来自然会“水到渠成”地完成工作,即使过程中出现一些意外,最后结果一般也不会有太大差异。

4、工作更加高效

在工作中追求效率不仅仅是个人的目标,也是企业的目标,做一个有效率的员工不仅可以提升自己的工作水平,也能够让自己获得企业、领导的认可。在职场中,很多员工即使每天加班到很晚,也没有把工作完成的极其优秀,往往是因为缺少工作计划。工作计划可以让我们清晰地知道自己的工作内容、完成步骤、工作进度、交付时间等等。会做工作计划是一种能力,能够让我们的工作更加有条理、事半功倍,帮助我们轻松、高效地完成工作,而不是每天手忙脚乱。

二、工作计划四个要素

工作计划包括四个要素,分别是What、How、Who、When,缺少其中任何一个要素,这个工作计划就是不完成、不可操作、不可检查的,最后会走入形式主义,陷入为了写计划而写计划,最终丧失写计划的目的。

1、工作具体内容

工作计划的第一要素是工作内容,也就是What(要做什么)——工作目标、任务。工作计划是自己在一定时间内需要完成的工作目标及应达到的要求,任务和要求应该是为了完成一定工作而制订的。目标是计划生成的导因,也是计划奋斗的方向,因此工作内容应遵循明确、具体的原则,比如具体的工作内容是什么、想要达成什么样的工作目标、工作完成质量标准是什么、工作完成时间要求等。

2、工作完成方法

工作计划的第二要素是工作方法,也就是How(如何完成)——工作采取措施、策略。明确了具体的工作目标及具体要求后,需要根据工作目标和要求制定相应的方法和步骤,保证工作任务能够顺利完成。在制定工作方法时不仅仅是如何完成工作,还要包括过程中可能遇到的问题、需要领导提供什么资源等,尤其是针对工作中可能遇到的问题,要提出解决方法并及时向领导请教、确认。

3、工作如何分工

工作计划的第三要素是工作分工,也就是Who(由谁来做)——工作由谁负责、需要谁配合。在职场工作过程中,许多工作不是靠一个人的努力就能够完成的,可能需要其他同事或部门共同合作,因此工作计划中还要包括是否需要其他人员的配合。如需要他人配合一定要及时、主动沟通,这样有关部门和人员才能知道在一定时间、一定条件下,相互配合、有条不紊地完成既定工作。

4、工作进度跟进

工作计划的第四要素是工作进度,也就是When(何时完成)——工作完成期限。明确了工作目标、工作方法及分工后,就要按照既定方案、方法将工作完成。完成工作过程中要对工作进度进行有效跟进,并及时与领导反馈沟通,根据实际工作情况及时调整工作计划。工作时,计划并不是写出来就万事大吉了,而是要在做事的过程中不断审视和调整,才能取得好的结果。

三、如何制定工作计划

平时工作中,很多职场人都明确工作计划的重要性,也在做工作计划,习惯性地将各项工作列一个待办清单,完成一项划掉一项,这种是“备忘录式清单”,虽然能起到提示作用,对提高行动力却没有帮助,那么应如何制定工作计划呢?

1、明确工作目标

在制定工作计划前,首先要明确自己的工作目标是什么,即最终想要取得什么样的工作成果。工作目标要能够精确定义,能量化的一定要量化,包括时间标准、最终目的、实现效果等,如要在一个月之内完成客户第一段的需求,并得到客户的认可。明确的工作目标是顺利完成工作的前提,只有目标明确,才能够根据目标进行目标分解、制定可行的工作计划,否则即使制定了工作计划,也不具有可实施性、可执行性。

2、制定工作方案

明确工作目标、要求后,需要根据目标制定工作方案,即如何才能达成最终想要的工作结果。工作方案是对未来要做的重要工作做了最佳安排,应包含工作目的、方法步骤、注意事项等,好的方案应该是有意义、可操作、很简单的,方案完成后应向领导反馈,让领导从宏观及公司角度上衡量工作方案是否可行,并确定工作方案是否有问题并做好相应预案,让可能出现的问题消失在萌芽中。

3、工作等级排序

工作方案制定完成后,需要根据工作情况对要做的工作进行清晰排序,确定工作的优先级。因为每个工作对于最后目标达成的贡献度不同,我们需要做的就是根据每项工作的重要程度、需要完成的时间节点等确定每项工作的优先级,根据工作的优先级按顺序完成各项工作任务。如工作发生意外或既定工作无法在规定时间节点完成,一定要及时向领导反馈并寻求帮助,高效完成各项工作任务。

4、保证目标达成

工作计划的最终目的就是为了达成工作目标,因此最重要的就是执行,用结果说话。如果取得的工作结果并不是很理想,那就说明是已制定的工作计划出现了问题,需要根据实际情况调整工作计划或重新制定。通过结果我们可以倒逼工作计划中的问题,重新思考、及时反馈,或者向同事、领导寻求帮助,快速找到解决问题的方法,推动工作的完成。

5、阶段工作总结

在工作过程中,计划和总结从不分家,按工作计划完成工作后,一定要及时总结。总结是对过去的回顾、分析、评价,亦是对未来的展开、思考、规划。工作总结主要分为四部分,分别是:自己做过的工作、工作取得的结果、对结果进行分析、对后续工作有何建议。总结是整理、提炼的过程,把工作中的亮点、不足等都记录下来,通过总结记录不断提高工作能力,促进个人成长。

同样一个工作岗位,为什么有的人能够做到忙而不乱,有的人却丢三落四?为什么有的时候感觉自己天天在忙碌,却没有任何成果,工作总是裹足不前?为什么有的时候感觉有很多工作要做,却不知从哪件工作做起?究其原因就是没有合理的工作计划。很多人每天埋头苦干,却不如别人有计划的工作半天有效率,这就体现了工作计划的重要性。

总结

司马迁曾言“运筹帷幄之中,决胜千里之外”,意思是在小小的军帐之内作出正确的部署,决定了千里之外战场上的胜利。在职场中这句话同样适用,事前做好合理的计划和充分的准备,后期的工作就能够顺利进行。工作中养成制定工作计划的习惯,不但会提高工作效率,还会提升个人工作能力,最终帮助我们走向事业的成功。

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