提升办公室工作工作效率的方法

工作效率高的人,一般在职场都是骨干力量、或是技术人才,或是管理者,很多小伙伴可能会困恼,自己明明吃苦耐劳,勤奋听话,努力看书,为什么始终看不到太大的进步。建议大家坐下来,给自己一个下午的时间,好好反思和整理自己的工作方式方法,是否真的“效率高”。

一、比快速更重要的,是多任务同时处理的能力

追求快速前提是保证质量,我们的大多数工作不会是简单的机械性动手工作,不是一个人动手能力快就工作速度效率高。而是拥有可以同时处理工作的能力,真正重要的是“同时思考或进行大量不同的工作”。比如我们现在厨房做饭,需要热水、洗菜、制等,如果一项一项进行,动作快些的会比慢些的效率高。如果可以合理安排,在烧水和制的同时进行洗菜等工作,那就相当多的节约了时间,因为各项其实是同步进行的。在工作中,一方面我们应该要注意这方面思维的锻炼,多思考,另一方面也要对思考进行实践,找出较优的处理方案。

二、集中精力,只处理眼前工作

在工作中,一定要提前有工作规划,并且在规划中将进行的大致顺序有排列,一旦有了方向和目标,就集中精力处理眼前的事情,切不可三心二意,集中解决重要事项,规划性的完成,有利于提升工作效率。

三、工作应一分为三,时间安排应预留三分之一

在进行工作规划时,容易犯的两个错误:一个是安排得太满,导致不能按照规划如期进导致规划其实没有了实际意义,且容易打击积极性。一个是安排得太过于松驰,从而浪费了许多时间。工作可以划分为now、later、maybe,分别代表三天内完成(最紧急)、没那么紧但拖就造成危机(最多)、无关紧要,做会有长远利益(闲暇时间完成)。规划中预留30%的时间,避免临时出现问题误下一部分进行。在此工作梳理中应该清楚地认识到自己的工作速度、平时情况等,方便做好规划。

四、一旦开始,务必完成

想让大脑保持长时间灵活运转,那么每一项工作都必须做到“保存及结束”。这就类似于考试的时候,我们不能着一道题做不出来誓不罢休或者做完了一直在想对不对,这样反而会影响到接下来题目的解答,降低了专注度,影响了速度。应该做到一件事情开始做之后,全力以赴,等结束的时候就要及时转化,进入下一件事情。

五、工作量越大,质量越高

忘掉工作,有时需要大脑重启,这个看似与工作效率相反,但事实上在大量的工作面前,需要把已经做完的工作放下,进入下一项。一旦工作结束立即忘记,投入下一项。开始要有意识地培养自己,等到成熟后即便自己没有意识到,大脑也能自动保持在“重启”后的状态下应对项目。这样做还有益的地方是可以帮助筛选无用信息,我们总会记住比较重要的事情。

六、利用碎片化时间,做可以完成的工作

这个很好理解,就是充分的利用碎片时间,需要注意的是根据“能够确保的时间”分配能在相应的时间内完成的工作。也就是说,比如现在有10分钟的碎片时间,安排最好可以在10分钟内解决的事情。

总结

提高效率的本质在于重塑思维体系,即重塑自己思考问题和自我管理的逻辑,这是一个可马上行动,但需要长期训练且会收益终身的事情。

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