企业无纸化办公的优缺点

无纸化办公就是在没有纸张的情况下,在无纸化的环境下完成的一种工作,需要软件、硬件和通讯网络共同努力。在技术飞速发展的今天,许多传统企业已经从传统的纸质办公转变为非纸质办公,而协作办公的便捷、快捷也在日常工作中得以体现。

无纸化办公的主要优点是:

1、节省时间、增加工作效率

减少人员间的交流,缩短工作流程,是企业实现无纸办公的最大特色。通过协作办公系统,可以有效地减少文件的印发、转送、通知等,大大提高了企业的工作效率。

2、资源节约、环境友好

“绿色”是“协作”的一个重要特征。很多传统的公司,都是一次复印好几次,这会增加公司的成本。自从没有纸质办公模式进入市场后,可以减少纸张的沟通,减少印刷、书写、订书钉等成本,节省了大量的人力物力。

3、实时传递,方便交流

在传统的办公方式下,文件的发布方式仅限于纸张,而且必须一层一层地进行。协作办公系统的引入,确保了实时、快速的信息分享。企业可以利用协作平台进行数据和信息的共享,同时也能让员工及时了解最新的通知、资料等。后期档案归档、归档、查找等工作也更加方便快捷。

4、易学易用

系统可以将传统的文件、签字等文件转换成电子文件,并通过文件的审核、审批流程,由上级领导使用带有原始笔迹的电磁屏幕,对电子文件进行批注、签字。

领导办公能够与各个部门紧密地联系在一起,通过动态的电子签名验证,确保了领导签字的内容的可变性和来源的真实性。通过使用动态电子签名验证,可以达到较好的验证效果,安全有效。采用动态签名认证取代了传统的密码密码验证,不仅提高了系统的安全,而且使用起来也更加便捷。

 

无纸化办公的主要缺点是:

1、容易产生质变

到目前为止,所有的电子媒介都不可避免地会受物理和化学因素的影响产生质变,都存在有一天文件无法被打开的危险。

2、更新过快

从计算机存储技术和形式的飞速发展来看,任何一种新的存储媒体都会很快被淘汰,因为它们不能被新的存储方式所支持,因此很难阅读已有的文件。几十年,几百年,几千年,谁也无法想象。

3、容易泄露机密

而电子文件的安全问题,也越来越受到人们的重视。一个人的努力和努力,换来的只是一个U盘和一个指令。在无纸化的操作中,任何一个不怀好意的人,都可以通过一封邮件,或者一个U盘,泄露出一个酒店的商业和个人信息。有些饭店经理离开后,把所有文件都删掉,导致客户资料和管理资料流失。

4、不能完全替代纸张文档

很多请示、批复、通知等文件,都要用纸面打印,上面盖公章,上面签字。用于验证论文的正确性和真实性。而且,这些电子文件很有可能成为某些别有用心的人制造假货的绝佳温床。

总结

无纸化办公为我们的办公带来了便捷、高效的办公空间,尽管现在仍有许多的缺陷,但是我坚信,随着办公自动化技术的不断革新,以及人们的无纸化办公意识的不断提高,无纸化办公会离我们越来越近。

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