在六个主要的人力资源模块中,招聘是最困难的。在招聘新人的时候,如果不懂得法律风险的预防,就算招到了,也很难招到。公司招聘从一开始就存在着诸多的法律风险,从招聘信息的发布到招聘公司的招聘需求等方面存在着诸多问题,这些问题往往会导致就业歧视、招聘信息与招聘信息不匹配等问题。
为了避免在招工过程中出现的法律风险,应注意以下七项防范措施:
1、对录用的具体要求
招聘条件是公司对新进员工进行的一种评估,如果公司在试用期内发现有不合格的员工,可以取消其试用期,而招聘条件的要求是关键。按照《劳动合同法》的有关规定,如果劳动者在试用期内不具备聘用资格,雇主可以免除其经济补偿。要注意,在招聘条件方面,要做到明晰、量化。
不合格的员工,不能有年龄、性别、种族等歧视,第二,要有相应的资格证书和技能。其中最关键、也很容易被公司忽略的一点,就是对新雇员进行公告,以履行通知的责任,即新雇员必须了解招聘的条件,并在有关的文件上签名,或者在聘用协议中明确规定聘用条件。
这么做的原因,就是防止新员工不合格,公司可以取消他们的试用期,而不会有太大的法律风险。
2、审查新员工所提供的资料的真实性和有效性
新员工在进行面试、填表、入职登记表的过程中, HR要对新员工的资料进行审核,而新员工的身份证资料,可以用新员工的身份证明,也可以用新员工的身份证明,也可以打电话给新员工所在的派出所。新员工的学历资料,可以用毕业证书的复印件进行确认,也可以在学信网上查询。
审核的目标在于保证新雇员所提供的资料是否属实、是否符合公司的需求,因此公司聘用了应聘者。为有效避免危险,可以在注册表格上加一句:雇员所提供的资料均属真实、合法,如有虚假,将由本人承担所有可能造成的损失,包括终止试用期或解聘。添加这一段文字,是要使新雇员明白其利用虚假资料来欺骗公司,构成以欺骗手段与公司订立雇佣合约,其后果也应由雇员自己承担。
3、新员工的健康检查
在一些特殊的行业,对员工进行健康检查是行业的规定,像餐饮、食品等,都需要进行健康检查,并且持有相应的健康证书。在实际工作中,由于一些特殊行业的特殊需求,许多公司忽略了新雇员的健康检查。因为新来的员工,一旦被查出有什么病或者职业病,那么在这段时间里,公司是不能轻易终止的,除非是严重违反了公司的规定,否则的话,公司是不能以自己的身体原因来解除的。
在职工医疗结束后,无法继续从事原来的工作,或者无法继续在公司指定的工作岗位上工作时,方可解除劳动合同。不但是被动的,解除的代价也很大,必须要支付一定的经济补偿。
如果这是一种职业病,那么公司的成本就会非常高。根据《中华人民共和国职业病防治法》第五十三条,用人单位未按法定程序参加工伤保险的,其医疗、生活费用由最终用人单位负担。
如果最终雇主能提供证据表明,此种疾病是以前雇主的职业危害所致,则应由原雇主负责。但是,如果最终的公司无法证明是之前的公司的职业病危害所致,那么最终的结果是由该公司来负责。
因此,新员工入职之前要做一次健康检查,千万别为了省钱就把新员工送到工作岗位上,这会给公司带来很大的风险,新员工的工作有很多不受控制的因素,不受公司控制。新雇员的健康检查,除了有必要外,还要指定医院及检查项目,但是,对于乙肝病毒携带者要特别留意,不能构成职业歧视。
4、核实新员工的离岗情况
通常新雇员在进入公司之前必须提交离开公司的文件。但实际操作中,对新进人员提出的离职证明,却没有严格的规定,这就造成了很大的风险。根据《劳动合同法》,雇主雇用未解除劳动关系的劳动者,对其造成的经济损害,应当承担相应的赔偿责任。
所以,在招聘新员工的过程中,必须要确认新员工有没有完成离职的程序,而最好的办法就是让新员工提交离开公司的文件,而那些无法提供离职证明的人,则会将他们的工作时间推迟到公司那边,等公司确认无误后,才会通知他们。
要验证新员工有没有完成离任,一方面可以让新员工出具离职证,另一方面,如果新员工无法出示离职证,则可以通过电话进行背景调查,确认其所在公司是否已经完成了离职,并且对其背景进行了详细的记录。
出于安全考虑,公司要求新雇员签订一份书面的承诺,其中的主要内容是:我没有和其它单位签订任何劳动合同,如果我隐瞒了与其它单位的劳动关系,我愿意承担所有的责任,并愿意为公司带来任何经济上的损失。
5、核实新雇员在竞争限制方面的法律责任
从事竞业限制的劳动者通常是企业的核心人员,或者是掌握企业某些商业秘密的人员。这些人一旦离开,雇主一般都会和他们签订竞业限制协议,从而限制他们的工作。对于这样的人,雇主要慎重,因为如果公司雇佣了具有竞业限制义务的雇员,就会被牵扯进来,而雇主则会将雇员连同新的公司一起起诉,要求因其泄漏公司的商业秘密而导致公司的经济损失。
在招聘类似的管理人员或者技术人员的时候,公司会对他们进行调查,确认他们是不是有竞业限制的人,或者是有竞业限制协议的原件。另一方面,如果新雇员没有提供竞业限制协议,或者故意隐瞒,则公司可以对其进行背调,以确定其是否为具有竞业限制责任的雇员。
经查证,确认其为竞业限制义务者,则不得聘用,若无竞业限制义务者,则公司可安心聘用。出于安全考虑,公司可以让新雇员在合同中签字,其主要内容是:我没有履行竞业限制的义务,如果我故意隐瞒事实,我会对此负责。当然,这种合同并不是每个新来的员工都要签的,只有公司的高层或者技术人员,不会签。
6、核实其在法定工作年龄范围内
法定工作年龄为16岁及以下的法定退休年龄。如果要确认新雇员的工作年龄,可以先核对一下他的身份证上的生日,然后再到有关部门或者居委会或者社区去核对。公司雇用未满16岁的应聘者,构成雇用未成年工,即所谓的童工,不但要受到行政惩罚,而且情节严重的,还会被吊销营业执照,对利用童工的相关人员,要给予相应的行政处理;
虽然公司并没有明确规定招聘已经到了退休年龄的应聘者,但是如果公司想要聘用一个已经到了法定退休年龄的应聘者,那么就会有很大的风险,所以,如果公司不知道该怎么避免这种情况,就不能让一个已经到了法定退休年龄的人来工作。
7、入职程序要完善
新雇员的入职需要提交所需的资料和签字,这些都是必需的。新雇员所需的资料及签字资料如下:
1、一份入职登记表或一份个人履历;
2、身份证复印件;
3、本人照片2张;
4、毕业证一份;
5、体检证明;
6、离职证明一份;
7、保密协议,保证书,承诺书;
不同公司对新员工的资料、证件等都有不同的规定,但是必须要有身份证复印件、离职证明、体检证明等。入职所需要的资料和资料愈完整,则会减少危险。
总结
详细的招聘条件,严格的资料审核,需要的健康检查,需要的离职证明,没有竞争对手,没有工作年限,有合法的工作年限,有完整的入职程序,这是一套完整的入职程序,可以将招聘的风险降到最低。